第10回環境づくり演習ページ

演習1（前半）

実フォルダをその場で作り替える

実技: AIに自部署のフォルダ設計図をもらう（15分）

自部署の案件構造を3〜5行で書き出す（扱う案件の種類・よく作る文書・今の置き場所・困りごと）
カード①（フォルダ構成の相談）でClaudeに設計図+命名規則の草案をもらう
自分の実フォルダと見比べて差分を3つメモ（「実フォルダに無い区分」「AI案に無い実務の事情」の両方向で）
追い足しで直す（「フォルダ数が多すぎる。半分に統合して」「うちは案件番号で回している。それを1階層目に」等）

WORK: 実物にして運用開始する（15分）

作り替える場所を1つ決める（推奨=デスクトップ or 書類フォルダの自分の領域）
業務実態に合わせて構成を確定+命名規則を1行で確定（例: 20260828_相手先_文書種_v1）
実際に作る: エクスプローラーでフォルダを実作成 → 今日使ったファイルを3本だけ、型どおりに改名して移す
運用開始の宣言を1行で書く（「明日から新規ファイルは必ずこの型で保存する」）
このページの下から投稿: 命名規則1行+フォルダ構成（1階層目だけでOK）+運用開始宣言（ひとこと欄に時短メモ:「自力なら◯分→AIと◯分」）

発展: 移すファイルを10本に増やす / 部署共有フォルダの再設計案を「提案1枚」に。

演習2（後半・全員体験）

チーム文書の型を全員で一巡

お題: 「サーバーメンテナンスに伴うサービス一時停止のお知らせ」通知文を1本（下のプロンプト例をコピーして使う。自分の実業務の通知文に置き換えてもOK・固有名詞はぼかす）
Claudeで下書き → 文頭に「（AI下書き）」と付けて、Teamsチャットに本文を貼る
自分の1つ上に投稿した人の文に、返信で「良い点1つ+直し1つ」のコメントを返す（最初の1人へは講師がコメントします）
もらったコメントをAIに渡して反映統合: 「次のレビューコメントを反映して、統合版を出してください: 【コメント】」→ 統合版を自分の目で最終確認
このページの下から統合版を投稿（ひとこと欄に時短メモ:「従来◯分→今日◯分」）

題材（プロンプト例）

通知文の下書き依頼（コピーして使う）

あなたは総務担当です。次の内容で、顧客向けの「お知らせ」文を作ってください。
【内容】
・サーバーメンテナンスのため、当社サービスを一時停止します
・日時: 【例: 9月10日(木) 22:00〜翌6:00】
・影響: 【例: この時間帯、Webサイトと管理画面が利用できません】
・問い合わせ先: 【例: サポート窓口（メールアドレス）】
【条件】件名+本文300字以内。お詫びは1回だけ。専門用語を使わない

発展: 同じ文面を「社内向けの周知文」にトーン変換させて2通目を作る。

演習3（後半）

自部署の共有運用ルールを完成させる

①置き場所 — 正本をどこに置くか（1案件1か所）。例: 「共有フォルダの案件フォルダ直下」「Teamsのファイルタブ」
②命名 — 演習1で確定した自分の型を部署の型に昇格させるか。例: 「日付_相手先_文書種_v版で統一」
③AI下書きの明示 — 付け方と言い方。例: 「文頭に（AI下書き）」「チャットで『AI下書きです、遠慮なく直して』と添える」
④レビュー手順 — 誰が・いつまでに・コメントの型。例: 「担当上長が2営業日以内に、良い点1つ+直し1つで」
⑤版管理 — 版の残し方・節目の決め方。例: 「提出の節目でv番号を上げる」「ツールの版履歴に任せて上書き」
「明日から試す1項目」に◎を付け、試す場面を1行（「明日の◯◯の文書で使う」）
このページの下から投稿: 5項目（各1行）+◎の1項目と試す場面

発展: 部署メンバーに見せる「提案1枚」の体裁に整える（見出し+5項目+効果1行）。

プロンプトカード

カード①② + ショートカット15選

カード① フォルダ構成の相談

あなたはファイル整理と情報管理が得意な業務改善の専門家です。
私のPCのフォルダを整理したいので、構成案を作ってください。

【現状】
・私の仕事: 【例: Web制作会社の営業担当】
・主なファイル: 【例: 顧客ごとの見積・提案書、社内会議の議事録、
  経費精算のExcel】
・困りごと: 【例: デスクトップにファイルが50個以上あり、
  最新版がどれか分からない】

【条件】
1. 階層は3階層まで
2. フォルダ名は番号先頭（01_、02_…）で並び順を固定する
3. 「進行中」と「完了」を分ける
4. ファイル名の命名規則（日付_相手先_文書種_版）もセットで提案する

提案は、フォルダツリーの図と、運用ルール3行以内で示してください。

カスタマイズポイント: 【現状】を自分の実ファイル事情に書き換える。部署の共有フォルダ用なら【条件】に「複数人で使う」「担当が替わっても引き継げる」を追加

出力が微妙な時: 「フォルダ数が多すぎる。半分に統合して」「私の業務は◯◯が中心。それを1階層目に持ってきて」

カード② 共有設定の判断チャート（共有ボタンを押す前に見る）

Q1. 相手は社内？ 社外？
  └ 社内 → Q2へ
  └ 社外 → Q3へ

Q2. 相手に何をしてほしい？
  └ 見るだけ           → 「見るだけ」の権限で個別指定
  └ 意見がほしい       → 「見る+コメント」の権限
  └ 直接直してほしい   → 「編集できる」権限 ※最小人数に絞る

Q3. 社外共有のチェック3点
  ① 相手を個別指定が原則（「リンクを知っている全員」は最終手段）
  ② 権限は「見るだけ」から始める
  ③ 期限を決める（案件終了時に共有を外す。外す担当者を決めておく）

⚠ 「リンクを知っている全員 + 編集できる」の組み合わせは事故のもと。
   顧客情報・見積・個人情報を含むファイルでは使わない

カスタマイズポイント: 権限の呼び名は自社ツールの表記に読み替える（例: Teams/SharePoint=「表示可能/編集可能」）

迷ったら: 共有ボタンを押す前に上長または情報システム担当に確認

ショートカット15選（デスクに貼る用・AIは使わない参照カード）

① Ctrl+C コピー            ② Ctrl+X 切り取り         ③ Ctrl+V 貼り付け
④ Ctrl+Z 元に戻す          ⑤ Ctrl+Y やり直し         ⑥ Ctrl+A 全選択
⑦ Ctrl+S 上書き保存        ⑧ Ctrl+F 検索             ⑨ Alt+Tab ウィンドウ切替
⑩ Win+E エクスプローラー   ⑪ Win+Shift+S 範囲スクショ ⑫ Win+D デスクトップ表示
⑬ Win+V 貼り付け履歴       ⑭ F2 名前の変更           ⑮ Ctrl+W 閉じる

使い方: 講義内で8種を一斉ドリルで練習します。残りは持ち帰り用——コピーしてメモ帳に貼り、デスクに置いて思い出した時に1個ずつ。⑨⑪⑬はAI作業（画面切替・スクショ添付・複数コピペ）で特に出番が多い

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