企業向けAI活用セミナー 第6回
社内文書を、AIで軽くする
演習1
【月】・中央ビル3F 照明器具交換 12台完了 ・分電盤の錆び気になる 写真あり ・明日残り8台+動作確認 【火】・中央ビル3F 残り8台完了、全20台動作確認OK ・施主から廊下センサー増設の相談 ・見積は営業へ引き継ぎ 【水】・港町倉庫 コンセント増設 下見 ・天井裏の配線ルートが図面と違う ・木曜に再調査、脚立2台必要 【木】・港町倉庫 再調査完了 ルート確定 ・既設ケーブルの劣化を発見、追加交換を提案予定 ・金曜に見積用の採寸 【金】・港町倉庫 採寸完了、見積材料そろった ・週明けに施主へ提案書 ・中央ビルの完了報告書も月曜提出
演習2
演習3
プロンプトカード
以下の3行メモを日報に整形してください。 フォーマット: 【本日の作業】（事実。現場名・作業内容・数量） 【気づき・課題】（上司の判断材料になること） 【明日の予定】 ルール: - メモにない作業を追加しない - 数量・型番・現場名はメモの表記のまま使う - 気づきが空の場合は「特記なし」と書く（無理に作らない） 【3行メモ】 （例） ・◯◯ビル3F 照明器具交換 12台 完了 ・分電盤の錆び気になる 写真あり ・明日は残り8台+動作確認
カスタマイズポイント: フォーマットを自社の日報様式に差し替える
出力が微妙な時: 「膨らませすぎ。メモにある事実だけに戻して」
以下の日報5本を週報にまとめてください。 フォーマット: 1. 今週のサマリ（3行以内） 2. 進捗（案件・現場別に、進み具合と残り） 3. 課題・相談したいこと（判断・確認が必要なものを先頭に） 4. 来週の予定 ルール: - 読み手は上司。判断・確認が必要なことを目立たせる - 日報にない情報を書かない。数字は日報のまま使う - 同じ案件の記述は1つに統合する 【日報】 （5本貼り付け）
カスタマイズポイント: 読み手を「顧客」に変えると進捗報告書になる
出力が微妙な時: 「サマリを一番大きな進捗と一番の懸念の2点に絞って」
以下は、業務手順を口頭で説明した内容の書き起こしです。 次の5要素構造のマニュアルに整形してください。 【構造】 1. 目的（この作業は何のためにやるのか） 2. 前提（必要なもの・権限・実施タイミング） 3. 手順（番号付き。1手順1動作で細かく） 4. 注意点（間違えやすいこと・やってはいけないこと） 5. 困ったら（問い合わせ先・代替手段） ルール: - 語りにない手順を推測で補わない。曖昧な箇所は【要確認】を付ける - 言い直し・脱線・雑談は除く - 画面操作がある手順には（スクリーンショット挿入位置）と書き添える 【語りの書き起こし】 （ここに貼り付け）
カスタマイズポイント: 既存マニュアルの改訂にも使える
出力が微妙な時: 「手順が粗い。1手順1動作になるまで分解して」
あなたは入社1週間の新人です。この業務の前提知識はほとんどありません。 以下のマニュアルを読んで、次の3点を挙げてください。遠慮はいりません。 1. 意味がわからない用語・社内略語 2. 手順どおりに進めると迷う・止まる箇所（なぜ迷うかも一言） 3. 書かれていないが、知らないと困りそうなこと 【マニュアル】 （ここに貼り付け）
カスタマイズポイント: 読み手を実際の対象者に変える
出力が微妙な時: 「作業が止まる致命的なものから順に3つに絞って」
社内稟議書のドラフトを作ってください。 【申請内容】: （例: AIツール（Claude/Notion AI）の導入） 【目的】: （何の課題を解決したいか） 【わかっている情報】: （現状の課題・検討した選択肢・ 費用は「見積書◯◯参照」の形で書く） 構成: 1. 目的（1段落・結論から） 2. 費用対効果（削減時間×人件費/機会損失の回避/リスク回避 の 観点で書く。数字が未確定の箇所は【要数値: 内容】と明記） 3. リスクと対策（導入した場合のリスクと、導入しない場合のリスクの両方） 4. スケジュール案 5. 想定される質問と回答（3つ） ルール: 金額・数値を創作しない。未確定は【要数値】のまま残す。
カスタマイズポイント: 実際の申請様式に合わせる
出力が微妙な時: 「効果を『誰の・どの作業が・週何時間減るか』の形に直して」
あなたは慎重な決裁者（社長）です。コスト意識が高く、 「本当に必要か」「他の方法はないか」「やめ時はいつか」を必ず問います。 以下の稟議書を読んで、決裁前に確認したい質問を厳しい順に5つ 挙げてください。そのあと、各質問に対する回答の方向性のヒントを 1行ずつ添えてください。 【稟議書ドラフト】 （ここに貼り付け）
カスタマイズポイント: 決裁者の傾向に寄せる
出力が微妙な時: 「質問が優しい。この投資を止めるつもりで突っ込んで」