企業向けAI活用セミナー 第5回

第5回 文書編② 演習ページ

社外に出す文書を、AIで時短する

演習1

ヒアリングメモから提案書の骨子と第1章を作る

演習素材

ヒアリングメモ(LED更新工事)

# ヒアリングメモ LED更新工事(アオゾラ機工様)

4/18 訪問 佐藤・鈴木で。先方:工場長さん+総務の方

## 現状
・第1工場 水銀灯 400W×48台くらい(正確な台数は図面もらう約束→まだ)
・第2工場は蛍光灯 40W2灯用×110台?「たぶんそれくらい」とのこと
・事務所は数年前にLED化済み。今回対象外
・電気代 工場全体で月80〜90万。照明がどれくらいかは不明
・水銀灯、玉切れしても交換してない箇所あり。暗いと現場から苦情
・高天井(8mくらい)なので交換のたびに高所作業車レンタルしてる ←ここが痛いらしい

## 先方の要望・気にしてる点
・電気代さげたい。あと水銀灯はもう製造中止でしょ?と(→ハイ、水俣条約の件説明済み)
・工場止められない。土日 or 夜間で施工できるか?→できると回答
・補助金つかえるなら使いたい(省エネ系。要調査)
・予算は「まず概算みてから」。決裁は社長。12月の役員会にかけたいらしいので提案は秋まで
・まぶしすぎるのは困る(検査工程あり)。照度シミュレーションほしい
・停電はNG。分電盤さわる時は事前に日程調整

## こっちのメモ
・器具はハイベイ150W相当×48で計算してみる。第2工場はベースライト
・電力の契約種別あとで確認(高圧受電のはず)
・調光いる?→検査ラインだけ検討
・現調もう1回必要。5月中に。脚立じゃ届かない、高所作業車の手配
・競合: 地元のダイチ電気さんにも声かけてるっぽい。価格だけの勝負にしない
・工場長は乗り気、総務の方はコスト慎重派 ←提案書は回収年数を前に出す

宿題:①照明図面もらう ②補助金しらべる ③概算 5月末までに
過去提案書サンプル(空調更新工事・発展用)

空調設備更新工事のご提案書

# 空調設備更新工事のご提案書

株式会社ミナミ食品 様
2025年9月10日
株式会社サンプル電設 営業部

## 1. はじめに
平素より格別のお引き立てを賜り、誠にありがとうございます。このたびは、貴社第1加工場の空調設備更新についてご相談をいただき、ありがとうございます。現地調査(8月22日実施)の結果をふまえ、以下のとおりご提案申し上げます。

## 2. 現状の課題
- 既設パッケージエアコン6台のうち4台が設置後18年を経過し、メーカー部品保有期限を超過しています
- 直近2年間で計5回の修理が発生し、修理費用は累計68万円にのぼっています
- 夏季ピーク時に設定温度に到達せず、作業環境・品質管理の両面でリスクがあります
- 冷媒が旧規格(R22)のため、今後の修理対応が年々困難になります

## 3. ご提案内容

### 3-1. 工事概要

| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 工事名称 | 第1加工場 空調設備更新工事 |
| 対象 | 天吊形パッケージエアコン 6台(うち4台更新・2台は継続使用) |
| 更新機器 | 省エネ型パッケージエアコン(APF6.0クラス)4台 |
| 付帯工事 | 冷媒配管更新・ドレン配管更新・専用回路増設・既設機撤去処分 |

### 3-2. 更新効果の試算

- 消費電力: 現行比 約32%削減(メーカーカタログ値および稼働時間実績より試算)
- 電気料金: 年間 約41万円の削減見込み
- 修理費: 部品保有期限内のため、突発修理リスクを大幅に低減

※試算条件(稼働時間・電力単価)は別紙1をご参照ください。

## 4. 工期・施工計画

- 希望工期: 2025年11月中旬〜12月上旬(貴社の稼働カレンダーに合わせ、土曜・休業日に施工します)
- 施工中も既設2台の稼働を維持し、加工場の完全停止は発生しません
- 施工体制: 当社技術部 2〜3名(電気工事士・冷媒回収技術者在籍)

## 5. 概算費用

| 項目 | 金額(税別) |
|---|---|
| 機器費(4台) | 4,120,000円 |
| 工事費(撤去・据付・配管・電気) | 1,830,000円 |
| 諸経費 | 290,000円 |
| **合計** | **6,240,000円** |

※既設機の冷媒回収・処分費用を含みます。
※国の省エネ関連補助金の対象となる可能性があります。公募状況を確認のうえ、申請サポートも可能です。

## 6. 保守・アフターフォロー

- 竣工後1年間: 無償点検1回(夏季前)
- 機器保証: メーカー保証1年(延長保証への加入も手配可能です)
- 故障時対応: 受付から24時間以内に一次対応(当社は貴社から車で20分の距離です)

## 7. おわりに

空調更新は「壊れてから」では、真夏の操業停止という大きな損失につながりかねません。部品保有期限を迎える今が、計画的な更新の最適なタイミングと考えております。ご不明な点がございましたら、担当営業までお気軽にお問い合わせください。

---

株式会社サンプル電設
三重県津市サンプル町1-2-3 / TEL 059-000-0100
担当: 営業部 鈴木

演習2

難しいメールを2分でドラフトする

お題① 値上げのお願い

長い付き合いの元請の購買担当の方(面識あり)へ、資材価格の上昇を受けて来期から電気工事単価の見直し(値上げ)をお願いするメール。長年の取引への感謝は伝えたい。具体的な率は打合せで話したい(メールには書かない)。

お題② 日程再調整

協力会社の工事担当の方へ、来週火曜に確定していた現場立ち会いを、こちらの都合(別現場の検査が重なった)で翌週に再調整してほしいというお願い。先方には一度日程を合わせてもらっている(2回目のお願いで心苦しい)。

お題③ クレーム初動返信

工事先の近隣にお住まいの方から「朝早くから工事の音がうるさい」とメールが来た。事実確認はこれから(現場に確認中)。まず24時間以内に初動の返信を送りたい。確認前なので、非を全面的に認める表現は使えない。

プロンプトカード

カード①〜⑤

カード① 提案書の構成案

あなたは電気設備会社の提案書づくりを手伝うアシスタントです。
以下のヒアリングメモをもとに、提案書の構成案(目次)を作ってください。

条件:
- 章立ては6〜8章。各章に「その章で伝えること」を1行添える
- 読み手は発注側の決裁者(技術の細部より、効果とリスク対応を重視する)
- 構成案は2パターン出し、それぞれの狙いの違いを説明する
- ヒアリングメモにない要望を勝手に想定しない。不足情報は
  「確認したいこと」として最後にまとめる

【ヒアリングメモ】
(ここに貼り付け。例: 演習用の「LED更新工事ヒアリングメモ」)

カスタマイズポイント: 「電気設備会社」を自分の案件の業種・立場に、「決裁者」を実際の読み手に合わせて変える

出力が微妙な時: 「2パターンの差が小さい。『コスト重視』と『安心・保守重視』で作り分けて」

カード② 章ごとのドラフト

先ほどの構成案の「【章タイトル。例: 1. はじめに(ご提案の背景)】」の
本文ドラフトを書いてください。

条件:
- 400〜600字。です・ます調
- 冒頭に結論、そのあとに理由と具体策の順で書く
- ヒアリングメモにない数字・実績・事例を創作しない。
  数字を入れたい箇所は【要データ: 内容】の形で空欄にする
- 専門用語には( )で一言の補足を付ける

カスタマイズポイント: 字数・文体を自社の提案書様式に合わせる

出力が微妙な時: 「結論が後ろにある。最初の2行で言い切って」

カード③ 自社の型の抽出

以下は当社の過去の提案書です。この提案書から

1. 章立ての型(構成の順番と各章の役割)
2. 文体の特徴(語尾・言い回し・文の長さ)
3. 説得の組み立て方(数字・事例・リスク対応をどこで出すか)

を抽出して、「当社の提案書スタイルガイド」としてまとめてください。
今後このチャットで作る提案書ドラフトは、このスタイルガイドに
従ってください。

【過去提案書】
(ここに貼り付け。顧客名等の機密は社内ルールに従いぼかす。
 演習では「空調設備更新工事のご提案書」サンプルを使用)

カスタマイズポイント: 良い提案書だけを学習材料にする

出力が微妙な時: 「スタイルガイドが抽象的。語尾の実例を3つずつ引用して」

カード④ ビジネスメールの型

あなたは建設業の取引文書に慣れたビジネスメールの書き手です。
次の条件でビジネスメールを書いてください。

- 場面: 【お礼/お詫び/依頼/催促/断り のどれか】
- 相手: 【例: 元請の工事担当者・面識あり】
- 伝えたい内容: 【箇条書きで2〜3点】
- 事情・背景: 【1〜2行。前回のやりとり・関係性など】
- トーン: 【丁寧め/標準/簡潔】
- 長さ: 【短め(5行以内)/標準】

条件:
- 件名案を3つ添える
- クッション言葉は1つまで。へりくだりすぎない
- こちらに非がない事柄について謝罪しない

カスタマイズポイント: 実名・取引先名・金額はぼかしてから貼る

出力が微妙な時: 「締めの文が定型的すぎる。次のアクションを明確にして終わって」

カード⑤ トーン調整の追い足し集

- もっと柔らかく。相手を責める響きを消して
- もっと簡潔に。半分の長さで
- クッション言葉を1つだけ足して(へりくだりすぎない)
- 社内向けの砕けたトーンに直して
- 目上の相手向けに敬語を整えて。二重敬語は避けて
- 言いにくい本題は後半に、先にねぎらいを置いて
- この文面を受け取った相手がどう感じるか、率直に教えて

カスタマイズポイント: 自分がよく使う3本に絞る

出力が微妙な時: 「変えすぎ。元の文の言い回しはできるだけ残して、指摘箇所だけ直して」

結果をみんなで見る

できた結果を見比べる

どちらの演習か

表示する結果